Band für ein Zeltfest buchen – was ist zu beachten?

Wenn man ein Zeltfest (Vereinsfest/Feuerwehrfest/…) veranstaltet gibt es viel zu organisieren, ein wichtiger Punkt dabei ist die Buchung der Band(s) oder allgemein gesagt der Musikgruppen. Worauf man dabei achten muss erklären wir im Beitrag….

Band bei einem Zeltfest

Band, Musikkapelle oder DJ?

Am Anfang muss die Entscheidung fallen welche Art Musik für das Fest gewünscht wird. Oft werden Bands verschiedener Stilrichtungen und verschiedener Größen gebucht, ebenso kann man aber auch Blasmusikkappellen, Alleinunterhalter oder DJs engagieren. Die Wahl der (Live-)Musik sollte sich dabei nicht am Geschmack der Vereinsmitglieder (bzw. der Veranstalter) orientieren, sondern an der Ausrichtung des Festes und der Zielgruppe der Veranstaltung. Für die Megaparty am Samstag Abend, die hauptsächlich Jugendliche und Teenager anspricht, ist eine Partyband ideal, für das Frühshoppen am Sonntag eignet sich naturgemäß eine Blasmusikkapelle oder evtl. auch ein Alleinunterhalter bestens, Freitag Abend, wenn die Veranstaltung noch weniger besucht wird kann ein DJ perfekt passen. Hier muss man also abhängig von dem erwarteten Publikum und dem zur Verfügung stehenden Budget entscheiden.

Welche Musikrichtung?

Es ist klar dass eine Blasmusikkapelle eine andere Musik spielt als eine Tanzband, dieser Punkt hängt also mit dem vorigen zusammen. Für die Trachtparty oder ein Oktoberfest wird eine Volksmusikband oder Volksrockband sehr gut passen, für allgemeine Partyveranstaltungen eine Partyband. Viele Zeltfeste werden ja jährlich veranstaltet, daher kann man da oft auf die Erfahrungen aus den vergangenen Jahren zurückgreifen. Außerdem kann es Sinn machen Feste in der Umgebung zu besuchen und zu schauen, welche Art Musik bei den Besuchern am besten ankommt. Auf jeden Fall muss die Musikrichtung der Band dem Geschmack des zu erwartenden Publikums entsprechen, nur dann sind zufriedene Besucher, ausreichend Umsatz und positives Feedback der Festbesucher garantiert.
Für die Entscheidung ob klassische Partyband oder Volksmusik- / Volksrockband gibt es hier nähere Tipps. 

Wann soll die Band für das Zeltfest gebucht werden?

Grundsätzlich gilt: je früher, umso besser. Und: je bekannter, umso früher muss die Band gebucht werden. Wenn man also eine „normale“ Party- oder Tanzband bucht gilt in der Regel eine Buchung ein Jahr im Voraus als guter Richtwert. Wenn also das jährliche Zeltfest über die Bühne ist sollte weniger Wochen darauf die Livemusik für das nächste Jahr gebucht sein. 
Will man als besondere Attraktion aber einen aus den Charts bekannten Act engagieren, dann muss man früher buchen. Denn natürlich sind derart bekannte Künstler meist lang im Voraus ausgebucht bzw. muss das Engagement auch in den Tourplan passen – hier gilt es also frühzeitig zu reservieren. 
Aber auch der Auftrittstag bestimmt, wie lange im Voraus gebucht werden muss: Samstage im Sommer (Mai-September) sind immer heiß begehrt, die meisten Musikgruppen sind da relativ bald ausgebucht. Freitage dagegen sind nicht so schnell ausgebucht, hier kann man viele Bands auch noch ein halbes Jahr vor dem Zeltfest-Termin engagieren. Aber auch in diesem Fall gilt: je früher, umso besser.

Wie findet man die passende Band für das Zeltfest?

Wer mit einer Band zufrieden ist und/oder eine Band gut kennt sollte diese wieder buchen. Wer eine neue Musikgruppe sucht kann dies über Google tun, in Facebook recherchieren oder auch die Dienste einer Musikagentur in Anspruch nehmen. Musikagenturen bieten da oft auch Zusatzleistungen an in Form vom kostengünstigen Plakaten, weitere Bands zu günstigeren Preisen, große Auswahl etc. Allerdings entstehen dadurch oft auch Extrakosten bei der Buchung der Band – wenn man also eine Band kennt ist es meist besser, direkt zu buchen.

Anforderungen der Band (Strom, Bühnengröße….) vorab klären

So unterschiedliche Bands sind, so unterschiedlich sind auch die Anforderungen. Eine 7-Mann-Band benötigt eine größere Bühne als ein Duo, eine Partyband mit Pyrotechnik und Mega-Lichtshow mehr Strom als eine Band mit wenigen Bühnenscheinwerfern. Speziell bei aus den Charts bekannten Bands kommen dann meist auch noch speziellere Anforderungen (Hotel, Backstagebereich, Catering usw.) hinzu. All das muss vorab abgeklärt werden, und zwar schon vor der Buchung. Denn wenn man die Anforderungen einer Band nicht erfüllen kann kann man sie auch nicht buchen – denn ansonsten drohen nur Schwierigkeiten beim Auftritt – oder im schlimmsten Fall eine Absage des Auftritts mit damit hergehenden Stornokosten.

Immer mit Vertrag

Jede seriöse Band wird von sich aus immer einen Vertrag für ein Engagement abschließen – tut das eine Band nicht, so sollte man sie auch nicht buchen. In einem Vertrag lassen sich alle Vereinbarungen eindeutig und fair vorab festlegen, damit es während und nach der Veranstaltung nicht zu Uneinigkeiten zwischen Band und Veranstalter kommt. 

Fazit

Wenn man diese Punkte beachtet steht einem erfolgreichen Zeltfest mit einer Band nichts mehr im Wege. Es lohnt sich allerdings immer, Rat und Infos von Kollegen und Bekannte einzuholen, die bereits selbst öfters Bands gebucht haben (z.B. Vereinskollegen), oder sich im Internet über Bands und Musikagenturen zu informieren um unliebsame Überraschungen zu vermeiden.

Weiterführende Links:
Partyband oder Volksmusik- / Volksrockband für euer Event
Wie kann man eigentlich eine Coverband buchen?
Soll man eine Band direkt oder über eine Musikagentur buchen?

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