Wenn man ein Zeltfest (Vereinsfest/Feuerwehrfest/…) veranstaltet gibt es viel zu organisieren, ein wichtiger Punkt dabei ist die Buchung der Band(s) oder allgemein gesagt der Musikgruppen. Worauf man dabei achten muss erklären wir im Beitrag….
Jedes Jahr werden zahlreiche Zeltfeste, oder auch Sommerfeste allgemein von verschiedensten Vereinen und Institutionen abgehalten. Von Feuerwehren, Sportvereinen, Gemeinden, aber auch von Firmen oder sogar von Eventagenturen. Und zu einem guten Zeltfest gehört auf jeden Fall auch die passende musikalische Unterhaltung dazu, meistens in Form einer Band.
Aber was sollte man bei beachten, wenn man eine Band für ein Zeltfest buchen möchte? Das möchten wir euch hier im Detail erläutern.
Band, Musikkapelle oder DJ?
Am Anfang muss die Entscheidung fallen welche Art Musik für das Fest überhaupt gewünscht wird. Oft werden Bands verschiedener Stilrichtungen und verschiedener Größen gebucht, ebenso kann man aber auch Blasmusikkappellen, Alleinunterhalter oder DJs engagieren. Die Wahl der (Live-)Musik sollte sich dabei nicht am Geschmack der Vereinsmitglieder (bzw. der Veranstalter) orientieren, sondern an der Ausrichtung des Festes und der Zielgruppe der Veranstaltung.
Für die Megaparty am Samstag Abend, die hauptsächlich Jugendliche und Teenager anspricht, ist eine Partyband ideal, für das Frühshoppen am Sonntag eignet sich naturgemäß eine Blasmusikkapelle oder evtl. auch ein Alleinunterhalter bestens, Freitag Abend, wenn die Veranstaltung noch weniger besucht wird kann ein DJ perfekt passen.
Und für eine Firmenfeier, die als Zeltfest im Sommer abgehalten wird, kann vielleicht eine gehobene Tanzband, die auch etwas flottere Musik spielen kann, die ideale Band sein.
Hier muss man also abhängig von dem erwarteten Publikum und dem zur Verfügung stehenden Budget entscheiden.
Welche Musikrichtung?
Bei der Wahl der Musikrichtung der Zeltfest-Band hat man die Qual der Wahl. Von volkstümlich bis Rock ist am Markt alles verfügbar. Zudem ist es natürlich klar, dass eine Blasmusikkapelle eine andere Musik spielt als eine Tanzband und es durch die Besetzung mit Blasinstrumenten auch anders klingt. Dieser Punkt hängt also mit dem vorigen zusammen.
Die passende Band für verschiedene Anlässe finden
Für die Trachtparty oder ein Oktoberfest wird eine Volksmusikband oder Volksrockband sehr gut passen, für allgemeine Partyveranstaltungen eine Partyband. Für ein Frühshoppen kommt eine Blasmusikkappelle meist gut an, vor allem wenn es in der jeweiligen Gemeinde / Stadt sowieso eine gibt. Vorteil dabei: die vielen Mitglieder eines Musikvereins haben auch viele Freunde und Verwandte, die sie dann natürlich meistens auch zum Auftritt einladen. Das bedeutet: beim Frühshoppen wird viel los sein – gut für die Veranstalter des Zeltfestes.
Wenn man sich unsicher ist, welche Band oder Musikgruppe man für sein Fest buchen sollte, dann kann es sinnvoll sein, Zeltfeste in der Umgebung zu besuchen. Welche Bands kommen dort gut an, reißen das Publikum mit? Denn eines ist klar: man kann noch soviel nach Bands und Musikgruppen für Zelt- und Sommerfeste recherchieren, letztendlich kommt es dann nicht auf die Songbeispiele auf der jeweiligen Bandhomepage an, sondern wie die Band live rüberkommt und auf das Publikum wirkt.
Und natürlich werden viele Zeltfeste auch jährlich oder im 2-Jahres-Rhythmus abgehalten. Also einfach mal schauen, welche Bands beim letzen Fest gut angekommen sind – diese sollten am besten so bald wie möglich wieder gebucht werden, dann klappt die Veranstaltung.
Neben der Musikrichtung ist auch die Größe der Band ein entscheidender Punkt bei der Wahl der passenden Band für das Zeltfest. Einerseits wegen Preises (je mehr Musiker, umso teurer ist die Band), aber auch wegen dem Platz.
Zeltfest-Bands für kleinere Bühnen
Manchmal gibt es bei Zeltfesten (oder Sommerfesten) eher kleinere Bühnen, da würde ein Band mit 6 oder mehr Musiker wenig Sinn. Denn Party- und Tanzbands für Zeltfeste haben ja in der Regel nicht nur ihre Instrumente mit dabei, sondern auch jeden Fall auch leistungsfähige PA-Anlagen und zum teil umfangreiche Lichtanlagen. Das bedeutet: die Bühne und auch rund um die Bühne muss doch ein gewisser Platz vorhanden sein, damit die Band ihr Equipment unterbringt und ihre Show richtig performen kann.
Der Preis der Band
Der andere Punkt, der mit der Größe der Band zusammenhängt ist der Preis. Größere Bands sind in der Regel immer teurer als kleinere Bands. Hier sollte je nach Besucherzahl und Budget abgewogen werden, wie groß die Band für das Zeltfest sein soll. Bei sehr kleinen Events mit vielleicht nur 200 oder 300 Besuchern kann ein Duo oder Trio schon ausreichen, bei größeren Events sollten es aber schon mindestens 4 Musiker sein, ab 1000 Besuchern ist eine Band mit 5 Musiker anzuraten.
Allerdings gibt es ja auch viele Partybands mit 6, 7 oder mehr Musikern, die dementsprechend höhere Gagen verlangen. So große Bands sind auch für größere Zeltfeste nicht unbedingt erforderlich, schon ab 5 Musikern können die Bands tolle Livemusik bieten und auch super mit dem Publikum interagieren.
Wann soll die Band für das Zeltfest gebucht werden?
Grundsätzlich gilt: je früher, umso besser. Und: je bekannter, umso früher muss die Band gebucht werden. Wenn man also eine “normale” Party- oder Tanzband bucht gilt in der Regel eine Buchung ein Jahr im Voraus als guter Richtwert. Wenn also das jährliche Zeltfest über die Bühne ist sollte weniger Wochen darauf die Livemusik für das nächste Jahr gebucht sein.
Will man als besondere Attraktion aber einen aus den Charts bekannten Act engagieren, dann muss man früher buchen. Denn natürlich sind derart bekannte Künstler meist lang im Voraus ausgebucht bzw. muss das Engagement auch in den Tourplan passen – hier gilt es also frühzeitig zu reservieren.
Aber auch der Auftrittstag bestimmt, wie lange im Voraus gebucht werden muss: Samstage im Sommer (Mai-September) sind immer heiß begehrt, die meisten Musikgruppen sind da relativ bald ausgebucht. Freitage dagegen sind nicht so schnell ausgebucht, hier kann man viele Bands auch noch ein halbes Jahr vor dem Zeltfest-Termin engagieren. Aber auch in diesem Fall gilt: je früher, umso besser.
Wie findet man die passende Band für das Zeltfest?
Wer mit einer Band zufrieden ist (vielleicht vom letzten Jahr oder von einer ähnlichen Veranstaltung) und/oder eine Band gut kennt sollte diese wieder buchen. Das erspart den Aufwand einer Suche nach einer neuen Band, und außerdem: was sich bewährt hat hat sich bewährt.
Recherche auf Google, Instagram und Facebook
Will man aber seinem Publikum mal eine neue Band bieten oder veranstaltet das Fest zum ersten Mal, dann muss man sowieso nach der passenden Musikgruppe für das Zeltfest recherchieren. Wenn man selbst keine Bands schon kennt, dann ist hier wohl Google die erste Anlaufstelle. Hier kann man nach einer Tanzband, Coverband oder Partyband in seiner Region suchen, es sollte dann zahlreiche passende Musikgruppen angezeigt werden.
Auch eine Recherche auf Instagram oder Facebook ist sinnvoll. Die meisten Bands sind heute auf sozialen Medien aktiv, daher kann und sollte man sich auch dort umsehen. Die meisten Bands sind heutzutage auf Instagram & Co. aktiver als auf ihrer Homepage, man sieht also sofort, wo die Band aktuell so auftritt und was es sonst so neues gibt.
Band für ein Zeltfest bei einer Musikagentur buchen
Will man sich die Arbeit der Auswahl und Buchung einer Band ersparen, dann kann man eine Musikagentur damit beauftragen. Agenturen haben meistens zahlreiche Bands im Angebot, man gibt nur das Datum, die Art der Veranstaltung und Angaben zu gewünschten Kosten für die Band an, den Rest erledigt die Musikagentur.
Als Veranstalter bekommt man meistens dann mehrere Band vorgeschlagen und kann sich die passende aussuchen. Manche Agenturen bieten aber auch einen Full-Service, wählen also selbst auch die Band aus und wickeln alle Formalitäten (Vertrag, eventuell notwendige Buchung von Übernachtungen für die Bandmitglieder, Bühnentechnik etc.) ab.
Ein Tipp dazu: Musikagenturen bieten da oft auch Zusatzleistungen an in Form vom kostengünstigen Plakaten, günstigen Konditionen bei Buchung von 2 oder mehr Bands (zum Beispiel für Auftritte am Zeltfest-Wochenende am Freitag und Samstag), eine große Auswahl und weiteren Künstlern / Showacts etc. Hier kann man sich also viel Arbeit bei der Suche und Buchung von Musikern und Künstlern ersparen, ideal wenn man ein größeres Zeltfest plant.
Allerdings gilt es auch zu beachten, dass Musikagenturen sich ihre Dienste auch bezahlen lassen, es entstehen also Extrakosten. Wenn man ein kleineres Zeltfest organisiert oder genau weiß, welche Band man buchen möchte, dann ist es meistens günstiger (und einfacher), die Band direkt zu buchen.
Anforderungen der Band (Strom, Bühnengröße….) vorab klären
So unterschiedliche Bands sind, so unterschiedlich sind auch die Anforderungen. Eine 7-Mann-Band benötigt eine größere Bühne als ein Duo, eine Partyband mit Pyrotechnik und Mega-Lichtshow mehr Strom als eine Band mit wenigen Bühnenscheinwerfern. Speziell bei aus den Charts bekannten Bands kommen dann meist auch noch speziellere Anforderungen (Hotel, Backstagebereich, Catering usw.) hinzu.
All das muss vorab abgeklärt werden, und zwar schon vor der Buchung. Denn wenn man die Anforderungen einer Band nicht erfüllen kann kann man sie auch nicht buchen – denn ansonsten drohen nur Schwierigkeiten beim Auftritt – oder im schlimmsten Fall eine Absage des Auftritts mit damit verbundene Stornokosten.
Immer mit Vertrag
Jede seriöse Band wird von sich aus immer einen Vertrag für ein Engagement abschließen – tut das eine Band nicht, so sollte man sie auch nicht buchen. In einem Vertrag lassen sich alle Vereinbarungen eindeutig und fair vorab festlegen, damit es während und nach der Veranstaltung nicht zu Uneinigkeiten zwischen Band und Veranstalter kommt.
Was wird im Vertrag mit einer Band festgehalten?
Im Vertrag werden Details der Veranstaltung wie Adresse des Auftrittortes, Spielzeiten, Gage etc. festgelegt, aber auch weitere Details, zum Beispiel bis wann der Aufbau der Ton- und Lichtanlage beendet sein muss. Auch Stornokonditionen werden im Vertrag festgelegt, oder was passiert, wenn die Band (zum Beispiel durch Krankheit) den Auftritt nicht spielen kann. In diesem Fall bieten die meisten Zeltfest-Bands Ersatz an und kümmern sich selbst um Ersatzbands.
Fazit
Wenn man diese Punkte beachtet steht einem erfolgreichen Zeltfest mit einer Band nichts mehr im Wege. Es lohnt sich allerdings immer, Rat und Infos von Kollegen und Bekannte einzuholen, die bereits selbst öfters Bands gebucht haben (z.B. Vereinskollegen), oder sich im Internet über Bands und Musikagenturen zu informieren um unliebsame Überraschungen zu vermeiden.
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